Digitaliza el registro de tus horas laborales con Microsoft Office 365

La nueva normativa del registro de las horas laborales ha puesto en jaque a muchos negocios que tienen que incluir alguna solución en su día a día para llevar a cabo el registro diario de la jornada de sus trabajadores contratados. Existen infinidad de soluciones, desde el clásico papel de asistencia hasta complejos sistemas de fichado con huella dactilar. Sin embargo, no vale cualquier solución.

Mesa con reloj marcando la hora

Según la Ley, la solución que se emplee será válida tanto si es en papel o de forma telemática siempre que:

  • Proporcione una información fiable, inmodificable y no se pueda manipular a posteriori.
  • Esta información esté documentada en un sistema que garantice su trazabilidad y rastreo invariable y fidedigno después de haber sido registrada la jornada.
  • Los registros estén disponibles de forma física en el centro de trabajo y accesibles de manera inmediata.
  • Se respeten los derechos a la intimidad de los trabajadores recogidos en el artículo 20 bis del ET de protección de datos y garantías digitales.

En el caso de Microsoft, esta empresa dispone de dos soluciones dependiendo de si los usuarios tienen o no una licencia de Office 365 (el paquete Office clásico al que se le han añadido aplicaciones orientadas a las empresas), pero que en esencia es la misma solución. Ambas cumplen la Ley, son cómodas, económicas, bastante rápidas de implementar y evitarán que tengas montones de hojas de asistencia con las jornadas registradas. StaffHub y Microsoft Teams.

Dos herramientas, una misma solución.

StaffHub es una aplicación que permite a los usuarios consultar sus turnos, cambiarlos por los de sus compañeros o solicitar vacaciones, entre otras funciones. Al formar parte del paquete de Office 365, esta aplicación puede usarse en tu escritorio o en cualquier dispositivo del usuario.

La persona con una licencia de administrador crea los grupos de trabajo y los turnos y puede acceder en todo momento a los registros de fichaje y descargar los datos. Además, en el momento que la persona fiche, la aplicación geolocaliza el dispositivo. De esta forma, si un usuario intenta fichar fuera de la oficina, la aplicación lo sabrá, dejando constancia de ello.

StaffHub está disponible únicamente para aquellas personas que actualmente ya disponen de una licencia de Office365. Sin embargo, Microsoft actualmente está moviendo a las funcionalidades de StaffHub a Microsoft Teams y a partir de octubre quienes usen StaffHub serán trasladados a Microsoft Teams.

Dibujo con algunas de las aplicaciones de Office 365

Por otro lado, aquellas personas que actualmente adquieran una licencia de Office 365 usarán Microsoft Teams directamente. Pero ¿Qué es Microsoft Teams?

Se trata de una aplicación que permite tener chats o grupos de trabajo con los demás usuarios de la organización o con gente externa. Adicionalmente, también se pueden llevar a cabo videoconferencias tanto con usuarios y no usuarios de la organización (se pueden tener videoconferencias con clientes a través de un link de invitado).

Otras funciones interesantes de Microsoft Teams son:

  • Poder compartir y editar en la misma plataforma documentos con otras aplicaciones de Office 365 como son Word, Excel, PowerPoint o Sway.
  • Poner un fondo borroso en las videoconferencias pudiendo reunirte con tus clientes y compañeros de trabajo en cualquier momento y lugar.
  • Posibilidad de realizar integraciones con otras aplicaciones como Trello, Evernote o Twitter entre otras.
  • Automatizar flujos de trabajo gracias a Microsoft Flow.

Microsoft teams puede integrarse con todo tipo de empresas y sectores. En esta entrada, por ejemplo, se expone un ejemplo de cómo puede aplicarse en el sector educativo. También es un buen complemento de trabajo con los módulos de Dynamics 365, tanto los dirigidos a mejorar las actividades de la empresa como los orientados a la gestión de las relaciones con el cliente.

Gracias a que StaffHub se está integrando con Microsoft Teams, los usuarios dispondrán de una experiencia de trabajo óptima que les permitirá tanto fichar su jornada como trabajar con documentos y relacionarse con sus clientes, todo desde una misma plataforma.

En Leasba hemos optado por emplear estas soluciones en nuestro día a día y podemos confirmarte que no podemos estar más satisfechos. Además, como partner de Microsoft, suministramos otras soluciones Microsoft como el ERP Microsoft Business Central, el CRM Dynamics 365 o las propias licencias de Office 365. Si estás buscando un método para registrar tu jornada o quieres hacerlo de forma más dinámica e inmediata, nosotros te la proporcionamos.

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