5 aspectos clave en la elección del software de tu empresa

Nos encontramos en un mundo empresarial en constante renovación. Las nuevas tecnologías hacen que las empresas tengan que renovar e incorporar constantemente nuevo software a su estructura con el fin de contar con las últimas tecnologías y proporcionar los mejores servicios.

Es aquí cuando entra en juego los periodos reflexivos acerca de la disyuntiva entre optar por añadir a la empresa un software comercial o un software open source (aquellos que tienen una parte gratis o son totalmente gratuitos). En Leasba somos conscientes de que cada empresa tiene unas condiciones específicas que influyen en la decisión, sin embargo, creemos que hay 5 factores relevantes a considerar a la hora de optar entre uno u otro.

1. Coste

Este aspecto no abarca únicamente los costes monetarios, sino también a los recursos y el tiempo que conlleva tanto la instalación como el mantenimiento de la plataforma.

En cuanto a instalación se refiere, la mayoría de los softwares open source, están orientadas principalmente a su instalación y empleo en la nube, gracias a la flexibilidad y accesibilidad que proporciona. Los softwares comerciales, en cambio, ofrecen tanto la opción cloud como la instalación en los propios servidores de la empresa, ofreciendo más opciones de instalación ajustadas a las necesidades.

Los recursos empleados en el proceso también han de ser tenidos en cuenta. La adquisición de los softwares open source conlleva normalmente la necesidad de contratar o disponer de desarrolladores o técnicos que conozcan la plataforma y la adapten a tu empresa. Lo que a largo plazo suponen costes y tiempo extra invertido. Los softwares comerciales que proporcionan empresas como Microsoft ya están listos para usarse, haciendo que los clientes solo tengan que pagar lo justo y necesario.

2. Dependencia

Una vez instalado el software, si este es open source, en caso de que tengas problemas o necesites asesoramiento, de lo que normalmente dependerás será, o bien de foros y de una comunidad de personas alrededor de la plataforma, o bien de documentación creada por esas mismas personas. Es decir, que tendrás que invertir tu tiempo en solventar tus problemas. Así mismo, siempre puedes acudir a los desarrolladores que llevaron a cabo la instalación, los cuales puede que no te resuelvan la problemática inmediatamente.

Las empresas que suministran el software comercial cuentan con sus propios departamentos que trabajan las 24h en solventar problemas o dudas de los clientes, ofreciendo una garantía ausente en los softwares open source. En este caso, basta con enviar la queja y el departamento se pondrá en marcha para solventarla. No hay que invertir tiempo extra.

Por otro lado, las relaciones entre el usuario y el suministrador pueden deteriorarse con el tiempo. En el caso de los softwares open source implica la necesidad de encontrar un nuevo desarrollador y explicarle todo el proceso realizado hasta el momento con el riesgo de que no pueda continuar el trabajo anterior de manera óptima.

Las empresas de software comercial cuentan con múltiples partners con procesos estandarizados de implementación y mantenimiento. De esta forma, si una empresa quiere cambiar de distribuidor pero mantener la solución y el servicio, puede hacerlo.

3. Seguridad

Los softwares comerciales llevan incorporados sus sistemas de seguridad propios que garantizan a sus usuarios que toda la información que introduzcan estará fuera del alcance de ciberataques. Tal es el caso de Microsoft con los elementos de la familia Dynamics 365, que cuentan con diferentes capas de seguridad. Los softwares open source, en cambio, requieren por parte del usuario de instalar medidas de seguridad o bien cuentan con sistemas de seguridad propios mucho más vulnerables.

Así mismo, en ciertos casos, los softwares open source permiten al usuario tener el control de la plataforma, pero no pueden acceder a las propias bases con los datos que han introducido. Esto no es así con los softwares comerciales que ofrecen el control total del programa.

Además, los softwares comerciales se actualizan automáticamente y de manera no intrusiva, mientras que es el usuario quien debe bajar la actualización e instalarla en su plataforma si trabajamos con un software open source.

4. Escalabilidad

A la hora de instalar un software en una empresa, uno de los factores más relevantes a considerar, es la perspectiva a largo plazo, es decir, la escalabilidad del programa. La comunidad de desarrolladores con la que cuentan los softwares open source ofrece a los usuarios funciones atractivas que los softwares comerciales no suelen incorporar per se. Sin embargo, la instalación y la supervisión del correcto funcionamiento de las mismas conlleva al empleo de desarrolladores que las ajusten a tu empresa.

Los softwares comerciales, especialmente aquellos que cuentan con modelos de suscripción mensual y anual como Dynamics 365, permiten a los usuarios instalar y desinstalar de manera sencilla e inmediata los módulos que necesitan.

Basta con indicar a la empresa que suministra el software si necesitan módulos con funciones extra y automáticamente estos se instalan, pudiendo ser desinstalados cuando no sean necesarios. Flexibilidad al servicio del usuario.

5. Legalidad

El nuevo reglamento del RGPD y la LOPDGDD han cambiado los procesos de las empresas de captación, tratamiento y almacenaje de los datos propios y de los clientes. Si las empresas quieren evitar serias multas y sanciones, es necesario que actualicen su política de privacidad y que el software empleado cumpla con los requisitos legales.

Softwares comerciales como el ERP y el CRM de Microsoft, ya están optimizados y actualizados para cumplir el nuevo reglamento. Los softwares open source deben ser actualizados por el usuario a la última versión con la esperanza de que las operaciones que realicen se actualicen con relación a la Ley, cosa que en la mayor parte de los casos no sucede.

Si quieres saber más acerca de la RGPD, aquí encontrarás información acerca de los errores más comunes que cometen las empresas en su implementación y aplicación. Por otro lado, en este post podrás conocer más acerca del perfil profesional y los requisitos que debe cumplir un DPO.

Conclusiones

Como se ha podido observar, los softwares open source, aunque en ocasiones son parcial o totalmente gratuitos al principio, a largo plazo suponen incluso más gastos adicionales que contratar un software comercial. Además, disponen de sistemas de seguridad y legalidad básicos e incluso obsoletos si los comparamos con los softwares comerciales.

Por este motivo, si se trata de una empresa, la mejor solución a largo plazo siempre será invertir y adquirir un software oficial, de lo contrario podemos tener tanto costes y problemas fácilmente evitables con softwares comerciales. Además, tendremos la garantía de que nuestros datos estarán seguros y a salvo y cumplirán la legalidad.

En Leasba proporcionamos soluciones de Microsoft como Business Central o Dynamics 365. Si estás buscando una solución segura y actualizada que te permita incorporar eficiencia a tu actividad diaria, nosotros te la proporcionamos.

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