¿Usar mi CRM sin acceder a el?, con Outlook es posible

Actualmente, una de las dificultades por las que pasan las empresas es la gestión de las tareas diarias. Los plazos de entrega son cada vez más cortos y aquellas pequeñas tareas que llegan de manera intermitente y cuya compleción puede suponer 5 minutos escasos pueden llegar a convertirse en un serio problema en tanto que retrasan e interrumpen otras de mayor importancia.

Una de las más habituales es la introducción de los leads en el software de gestión de la empresa. Cada vez que entra un nuevo cliente potencial, es necesario introducirlo en nuestra base de datos, lo que implica la interrupción de lo que estábamos haciendo, pero ¿y si se pudiera añadirlo a nuestro ERP o CRM inmediatamente sin necesidad de entrar en la plataforma? Desde Leasba te contamos como hacerlo.

Microsoft Outlook, mucho más que una herramienta de correo.

Cuando hablamos de herramientas que utilizan las empresas en su día a día, quizá una de las más habituales es Microsoft Outlook. Se trata de una de las herramientas del paquete de Microsoft Office 365 (es decir, Microsoft Office junto con herramientas de trabajo adicionales enfocadas a las empresas) que permite la gestión de los correos y las reuniones diarias de las empresas.

Sin embargo, al ser una herramienta de Microsoft, Outlook puede disponer de funciones adicionales que vienen representadas en forma de integraciones. Una de las que más benefician a las empresas es la integración con los módulos de la familia de Dynamics 365. Esta combinación permite que el proceso de introducción y gestión de los leads pase a ser mucho más ágil y dinámico, ahorrando tiempo al trabajador y evitando tener que acceder al software de gestión cada vez que quiera introducir un nuevo registro.

Supongamos que un representante de ventas, que se encuentra fuera de la oficina, recibe un correo del formulario de contacto de la web preguntando por los productos de la empresa, Gracias a la integración entre ambas plataformas, la persona no necesita esperar a estar en la oficina y acceder a su instancia de Dynamics para introducir el contacto. Puede hacerlo desde el móvil con la app de Outlook. Basta con dar clic en el icono de Dynamics e introducir los campos necesarios para crear el lead. Una vez registrado, este se añadirá a los módulos de Dynamics 365 que empleemos.

De los diferentes módulos que componen la familia Dynamics, el más completo en características para la gestión y rapidez de compleción de tareas es Microsoft Business Central.

Una plataforma para la gestión integral del negocio.

Business Central es un software de Microsoft orientado a optimizar la gestión y realización de las actividades diarias de las empresas. Se trata de una solución flexible y personalizable compuesta por diferentes módulos, cada uno de los cuales está dirigido a potenciar diferentes aspectos del negocio.

Uno de los módulos más habituales que pueden agilizar las actividades de las empresas es el módulo de finanzas que incluye funciones de contabilidad y finanzas como balances de cuentas personalizables, informes de cobros y pagos o la posibilidad de realizar conciliación de bancos.

Así mismo, la plataforma permite llevar a cabo el control logístico en tiempo real de los stocks, desde su recepción hasta su salida, pudiendo establecer notificaciones que envíen alertas cuando el stock esté por debajo de una cantidad concreta.

En este sentido, la integración entre Business Central y Outlook antes mencionada permite que la empresa pueda, por ejemplo, realizar la gestión de los pedidos directamente desde la plataforma de mensajería sin necesidad de acceder al ERP. Esta función es muy útil ya que, al igual que en el caso de la creación del nuevo registro , podemos llevar a cabo el envío de presupuestos y órdenes de pedido directamente desde Outlook sin necesidad de acceder al software de gestión.

Los diferentes roles que engloba la plataforma, por su parte, incluyen las funciones más habituales por puesto. De esta forma se evita la necesidad de tener que aprender el funcionamiento completo de la plataforma para operar, basta con saber utilizar las funciones que correspondan.

Estas son solo algunas de las características que puede ofrecer este software de gestión. Si quieres ver cómo funciona o probar Microsoft Business Central en tu empresa, podrás hacerlo en el siguiente enlace.

¿Conocías estas herramientas? ¿Las utilizas en tu día a día? Déjanos tu opinión en los comentarios.

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