La gestión del personal frente al cumplimiento del RGPD

De todos es sabido que la entrada en aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el 25 de mayo de 2018, y de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) el pasado diciembre, han obligado a las empresas a actualizar su política de protección de datos y a modificar los procesos de captación de la información de los clientes.

Este cambio ha traído consigo consecuencias como la aparición de la figura del Delegado de Protección de Datos, la obsolescencia y casi total derogación de la conocida LOPD 15/1999 y la implementación de un nuevo sistema de protección de datos, el cual puede llevar a errores y dudas frecuentes.

Sin embargo, el efecto del RGPD va más allá de los datos de los clientes, afectando también a la forma que tenemos de gestionar y controlar a nuestro personal. Uno de estos métodos afectados es el de la videovigilancia.

El “Gran Hermano” de Orwell contrario al RGPD.

Actualmente las cámaras de videovigilancia se utilizan para dos fines concretos: la seguridad o el control laboral. Debido a la entrada en vigor del RGPD y de la LOPDGDD, el tipo de dato que generan, la imagen, se ha visto afectada.

En el caso de utilización de la videovigilancia por motivos de seguridad, la legitimación es el interés público o el interés legítimo basado en la seguridad, mientras que en el caso del control y gestión del personal por parte del responsable, es la correcta ejecución de la actividad laboral. Sin embargo, en ambos casos hay una serie de procedimientos y restricciones que se tienen que seguir para actuar acorde al RGPD.

La información previa a los interesados cobra con la nueva regulación una importancia capital. Si estamos hablando de la videovigilancia de cara a la seguridad, es necesaria la creación de un registro de actividades de tratamiento y la exposición de un cartel informativo en el que se indique que se está siendo grabado, actuando conforme al RGPD y la LOPDGDD.

Es muy común encontrarse estos carteles y ver que todavía incluyen la LOPD 15/1999, la cual está derogada salvo por los artículos 22, 23 y 24 que no guardan relación con la videovigilancia. En otras palabras, dicha recopilación de imágenes no está correctamente informada al interesado y es motivo de denuncia, conllevando sanciones muy graves.

Las imágenes sólo pueden ser almacenadas por un plazo máximo de un mes, salvo que en ese plazo sean requeridas por los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado, en cuyo caso podrán conservarse el tiempo necesario.

En el caso de la videovigilancia dirigida al control laboral, el procedimiento es similar salvo por un importante matiz. Los trabajadores tienen que ser informados de manera previa y expresa a la grabación de que van a ser grabados y con que finalidad. Esta información se suele dar por escrito como una cláusula más del contrato laboral, con el objetivo de que se pueda demostrar que se ha llevado a cabo esa información previa que debe recibir el trabajador.

Así mismo, la videovigilancia por motivos de control laboral queda totalmente restringida tanto en vestuarios como baños y zonas de descanso. Solamente pueden emplearse cámaras de videovigilancia en el lugar de trabajo.

Por tanto, se puede concluir que el control laboral, en cuanto a videovigilancia se refiere, es legítimo y legal, pero requiere de la información previa a los trabajadores.

Otras formas de gestión del personal: el registro horario y la geolocalización.

La entrada en vigor de la nueva normativa de registro de la jornada laboral ha llevado a muchas organizaciones a instalar aplicaciones de registro y control del personal. Estas aplicaciones llevan instalados sistemas de geolocalización con el fin de controlar la ubicación de los trabajadores. Pero… ¿Esta medida cumple el RGPD?

En este caso conviene hacer una reflexión acerca de donde está el límite por parte del empresario entre el control del trabajador y el respeto a su privacidad e intimidad.

El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores reza lo siguiente: “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso”.

Gracias a este artículo, junto con la aparición de otros recogidos en la LOPDGDD como el derecho a la desconexión digital, se concluye que la geolocalización es legal siempre y cuando se haga únicamente durante el tiempo de trabajo y se informe previamente al trabajador.

En relación a estas aplicaciones conviene mencionar además que actualmente existe la tendencia americana conocida como BYOD (Bring Your Own Device) que consiste en emplear los dispositivos personales de los trabajadores para la actividad laboral. Si bien esta medida está más desarrollada en Estados Unidos, en donde ya se derivan sanciones, en España no está tipificada actualmente. Si quieres saber más acerca de esta tendencia, en este post encontrarás más información.

Existen otras medidas de control como las grabaciones de voz que son legales, pero hay que indicar claramente el motivo de la grabación o la recopilación del teléfono y mail personal que solo se puede hacer si es imprescindible para la relación laboral.

Si todavía tienes dudas sobre lo que has leído, a continuación, podrás escuchar la intervención de nuestro responsable en derecho tecnológico Jose Luís Sánchez Calvo, que en lunes alternos participa en el programa “León en la Onda” de Onda Cero, en donde aborda diversas cuestiones relacionadas con el derecho tecnológico.

En Leasba contamos con un departamento de derecho tecnológico propio que puede asesorarte en cuanto a la gestión y control de los trabajadores, así como llevar a cabo implementaciones de RGPD en colaboración con nuestro departamento tecnológico. Si buscas una solución de gestión de plantilla que cumpla con la Ley, nosotros te la proporcionamos.

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