Sistema interno de Información y canal de denuncias
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que transpone al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y el Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (“Directiva Whistleblowing”), establece la obligación de contar con un Sistema Interno de Información.
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Este sistema es el medio a través del cual las personas que forman parte de una empresa o terceros relacionados con ésta podrán comunicar una infracción de la legislación vigente o de la normativa interna de la empresa (Código Ético y/o de conducta, procedimientos y políticas internos, etc.)
Es obligatorio para todas las empresas del sector privado que cuenten con más de 50 trabajadores y para todas las empresas del Sector Público.
Pero dicho sistema interno de información no es simplemente la implantación de una herramienta que cumpla las funciones de canal de denuncias, sino que va mucho más allá, exigiendo, entre otras obligaciones:
- El nombramiento de un responsable del sistema interno de información.
- La elaboración de una política interna de gestión.
- La implantación de un canal que permita las denuncias anónimas.
- Contar con un Libro-registro de informaciones.
- Escrupuloso cumplimiento de los plazos legales establecidos para contestar a las comunicaciones recibidas y para su tramitación.
- El establecimiento de un procedimiento de investigación o de gestión de las informaciones (denuncias) recibidas.
- Facilitar una información completa del funcionamiento del sistema y del canal a todo el personal de la organización y a terceras partes.
- El tratamiento de los datos personales que se llevan a cabo en la tramitación de una comunicación o denuncia conforme a la ley y al RGPD.
- Es esencial que el Sistema cumpla con todas las obligaciones que la ley establece, con especial énfasis en la protección del informante de buena fe, velando por su seguridad y evitando que pueda sufrir cualquier tipo de represalia.
Por otra parte, es indispensable que el Sistema y el Canal de Denuncias brinde unos estándares adecuados de seguridad en cuanto a la protección de la privacidad y confidencialidad de la información aportada por el denunciante y facilite la posibilidad de poder hacer la comunicación/denuncia de manera completamente anónima si así lo desea la persona que informa sobre los hechos.
Los incumplimientos de todas estas obligaciones podrán sancionarse con multas que podrían alcanzar hasta 1.000.000 de euros.
Contar con un Sistema interno de información implementado adecuadamente y que cuente con todos los requisitos establecidos en la legislación se erige como un elemento esencial en las obligaciones de Compliance, constituyendo una obligación para las empresas del sector privado con más de 50 empleados y en todas las empresas del Sector Público.
No cumplir con dicha obligación puede suponer la imposición de sanciones para la persona jurídica de hasta un millón de euros.
El Sistema interno de información y el Canal de Denuncias permite a las personas que forman parte de la empresa y a terceros relacionados comunicar de buena fe aquellas conductas ilícitas o irregulares de las que tengan conocimiento, se vean afectadas o tengan indicios de que se están cometiendo. De esta forma, el responsable del Sistema puede investigar los hechos y, en caso de corroborar que se trata de un ilícito o conducta irregular, adoptar las medidas pertinentes.
Contar con un Canal de Denuncias que cumpla con los requisitos de seguridad, privacidad, confidencialidad y anonimato promueve que las personas que forman parte de la empresa puedan comunicar libremente sin temor a represalias aquellas conductas irregulares o ilícitas de las que tengan conocimiento y se puedan tomar las medidas para erradicarlas y, por ende, el clima de trabajo sea óptimo y la productividad mejore. En cuanto a los grupos de interés, contar con Sistema interno de información y con un Canal de Denuncias efectivo es reflejo de un compromiso de la Empresa con el cumplimiento de la ley, con un comportamiento ético y con un buen Gobierno Corporativo.
Plan de actuación
La implantación del Sistema interno de Información y del Canal de Denuncias se realizará atendiendo a las características de su empresa, teniendo en cuenta si su entidad cuenta con filiales o no a efectos de que la persona denunciante pueda informar concretamente de la sociedad en la cual se cometen los hechos.
El Canal de Denuncias se habilitará en la página web de su Empresa, siendo fácilmente accesible. Además, puede habilitarse al mismo tiempo de forma interna en la empresa si se cuenta con un espacio habilitado al efecto, como puede ser una Intranet corporativa.
Nos comprometemos a que el Sistema interno de Información y el Canal de Denuncias sea eficiente y cumpla con los siguientes requisitos que son indispensables:
El responsable del canal no tendrá información en ningún momento sobre la identidad de la persona denunciante, a no ser que la persona denunciante lo desvele voluntariamente o en el transcurso del procedimiento se requiera.
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